Les entreprises exportatrices qui souhaitent acquérir activement de nouveaux clients, prendre des décisions stratégiques et conquérir de nouveaux marchés envoient certes leurs marchandises par-delà les frontières, mais aussi généralement des prestations de service associées. Pour cela, leurs collaborateurs sont amenés à évoluer dans différents pays. Chaque activité réalisée à l’étranger entraîne le déplacement de collaborateurs dans un territoire régi par des règles et dispositions qui lui sont propres.
Prenons l’exemple d’une responsable des ventes qui se rend régulièrement en Allemagne pour y rencontrer ses clients. Domiciliée en Allemagne, elle travaille à Bâle, située à quelques encablures ; son activité prévoit en outre une journée par semaine de travail depuis son domicile (home office) pour son employeur suisse. Si l’on considère cette situation plus en détail, on se rend compte qu’en tant que frontalière, elle peut être soumise aux règles d’imposition sociales et fiscales suisses ET allemandes.
Sécurité sociale – à quel régime les frontaliers sont-ils soumis ?
En simplifiant, on peut dire que les règles entre la Suisse et l’UE ou l’AELE prévoient que les collaborateurs soient soumis au Code de la sécurité sociale de leur pays de résidence lorsqu’ils y exercent au moins 25 % de leur activité professionnelle. Dans le cas de notre responsable des ventes et son activité en home-office un jour par semaine, ce chiffre s’élève à 20 %. Si l’on ajoute ses déplacements professionnels en Allemagne, la barre des 25 % est très rapidement dépassée. L’employeur est alors soumis – involontairement – au Code de sécurité sociale du pays de résidence de sa collaboratrice, et doit payer des contributions plus élevées, supporter une surcharge de travail comptable et une responsabilité accrue. Une « fausse » attribution peut en outre avoir des conséquences en cas de prestation.
Le home-office comme site de travail
Si la collaboratrice travaille depuis son domicile pour son employeur, on peut alors se demander si le home-office ne devient pas de fait un site de travail de l’employeur. Certes, les conventions de double imposition et l’OCDE prévoient des conditions minimales pour l’obtention du statut de « site de production », mais ces dernières peuvent être remplies par un travail en home-office. C’est exactement ce que prévoient différents États. Si les conditions minimales sont remplies, alors l’employeur dispose d’un site de production fiscal sur le lieu où est exercée l’activité en home office. Par conséquent, ce dernier serait tenu de remplir une déclaration fiscale et de payer des impôts sur les bénéfices réalisés sur le lieu d’exercice du home-office.
Obligations relatives à la taxation des salaires et l’imposition à la source
Cependant, la notion même de frontalier disparaîtrait avec la multiplication des activités en Allemagne. L’employeur doit alors reverser l’impôt à la source selon une autre grille tarifaire. Et l’Allemagne prévoit une obligation d’imposition sur les revenus pour tout site de travail/production situé sur son sol, ce qui révèle un certain nombre de problématiques si l’on reprend notre exemple. Répondre à ces problématiques permet d’éviter des problèmes ultérieurs. D’ailleurs, des problématiques semblables apparaissent lorsque des missions concrètes sont réalisées à l’étranger.
- Les collaborateurs sont-ils soumis à imposition hors de Suisse, et si oui, quel est le coût associé ?
- Sont-ils assurés dans le bon système de sécurité sociale ?
- Est-il préférable de mettre un appartement à la disposition des collaborateurs ou faut-il privilégier une chambre d’hôtel ?
- L’activité doit-elle être déclarée dans le pays tiers ?
L’expérience montre que les activités à l’étranger augmentent insidieusement et restent ainsi hors de portée des contrôles des personnes concernées. C’est justement le cours normal des affaires qui provoque cette présence accrue à l’international. Ces thématiques apparaissent parfois des années plus tard, par exemple lors d’un contrôle externe par les autorités ou lors de cas de prestation auprès des assureurs sociaux. Les détachements dits « classiques » sont à l’opposé de cette approche. Toutes les parties prenantes connaissent les différentes problématiques et les procédures relatives ont été enclenchées.
Des conseils utiles dans la gestion des collaborateurs à l’étranger
Un dernier point, et non des moindres : les autorités sont devenues de plus en plus sensibles au cours des dernières années. L’échange d’information est toujours plus ciblé et les différents États exigent des enregistrements et autres déclarations pour lesquels le non-respect est lourdement puni. C’est pourquoi il est primordial d’être accompagné de près dès le début des activités à l’étranger et de développer une prise de conscience vis-à-vis des problématiques associées.
Il est ainsi possible d’imposer aux collaborateurs des règles sur la fréquence à laquelle ils se rendent à l’étranger, ce qu’ils doivent faire (et ne pas faire), ou encore la saisie d’un reporting sur les journées de travail réalisées dans le pays de résidence. Les éventuels risques liés à une multitude d’activités à l’étranger doivent être analysés au plus tôt. Nous conseillons donc aux entreprises exportatrices de s’informer sur les étapes administratives relatives aux différents pays. Pour que l’export ne soit pas une source de problèmes.
