Il punto in discussione
La nostra esperienza evidenzia come le PMI, pur dovendosi già districare fra le normative doganali nella catena di distribuzione globale, spesso incontrano difficoltà ancora maggiori con i controlli sulle esportazioni e i regolamenti in materia di embargo e sanzioni economiche. Queste verifiche riguardano i beni a duplice uso (utilizzabili cioè in ambito civile o militare) e altre restrizioni all’esportazione relative a prodotti che possono richiedere licenze di esportazione ufficiali ma anche attività commerciali con Paesi, enti o individui sottoposti a sanzioni.
Come previsto dai vari regolamenti (ad es. EAR e ITAR), i clienti tendono sempre più a chiedere la certificazione dei prodotti ai propri fornitori. Inoltre, doganieri e spedizionieri si aspettano che le società dichiarino i materiali soggetti a licenze di esportazione. Come se non bastasse, le sanzioni sono soggette a cambiamenti continui e i regolamenti variano da un Paese all’altro (le sanzioni contro l’Iran, ad esempio, vengono applicate in maniera diversa negli USA rispetto all’UE e alla Svizzera). Un altro aspetto importante riguarda i regolamenti con un ambito di applicazione extraterritoriale: le multinazionali e le società che operano in campo internazionale devono tenere conto della conformità alle leggi estere (le normative statunitensi o europee, ad esempio, hanno entrambe un ambito di applicazione extraterritoriale).
In sostanza si deve garantire che le spedizioni destinate all’esportazione rispettino la legislazione nazionale (e, in alcuni casi, estera) in materia di sanzioni e controlli sulle esportazioni. A tale scopo occorre individuare i regolamenti applicabili a ogni transazione e gli obblighi che ne derivano. Questo processo implica una serie di azioni:
- identificare la natura della spedizione e la sua origine in modo da determinare eventuali restrizioni per il prodotto;
- stabilire se il Paese destinatario della spedizione è interessato da restrizioni dovute a sanzioni economiche e capire quali sono;
- controllare che i soggetti coinvolti nella transazione non figurino in nessuna lista di sanzioni (importatori, banche, spedizionieri, utenti finali, ecc.);
- assicurare che il prodotto non venga dirottato verso un’altra destinazione/un altro utente finale ove sia prevista l’applicazione di controlli sulle esportazioni o sanzioni e che il suo uso finale non sia abbinato a un programma di armamenti (clausola onnicomprensiva).
I rischi – e lʼatteggiamento attuale
Le conseguenze di una mancata conformità possono essere molto estese ed estremamente critiche, tanto da minacciare la sostenibilità di un’intera impresa e la sua catena di distribuzione. Un’imbarcazione d’alto mare che viene inserita ufficialmente nella lista nera, ad esempio, vedrà notevolmente ridimensionata la propria attività di noleggio commerciale e la richiesta di servizi portuali; ma anche una società che dipende da elettronica, software o apparecchiature di bordo statunitensi subirà le fatali conseguenze della blacklist se non potrà più procurarsi tali prodotti.
Viste le severe sanzioni imposte alle società e la responsabilità personale di consiglieri e dirigenti, oggi le PMI sono più attente nel conformarsi ai controlli sulle esportazioni e ai regolamenti in materia di embargo e sanzioni (cosa che in passato rappresentava una priorità soprattutto per i gruppi di maggiori dimensioni). Le società devono inoltre tenere presente che le potenziali conseguenze delle violazioni includono anche danni reputazionali, rapporti commerciali tesi con clienti e fornitori a causa dell’iscrizione nella lista dei soggetti designati (lista SDN), blocco dei beni o impossibilità di fare affari con determinati partner economici (ad es. accesso limitato al sistema finanziario statunitense e ai pagamenti in dollari US).
Attualmente sta emergendo la tendenza a non vedere più la conformità normativa come un “male necessario” o “denaro gettato al vento” ma come un fattore di differenziazione competitiva che pone la società adempiente in una posizione di vantaggio, come fosse un modello proattivo da imitare, consentendo al legislatore di concentrare i propri sforzi sulle società che non hanno ancora raggiunto questo status.
I leader più carismatici adottano un atteggiamento “positivo” poiché sono convinti che l’affrontare il commercio internazionale con una cultura di governance, rischi e conformità (GRC) comporti minori intoppi a livello di operatività commerciale e logistica, limiti gli attriti dovuti ad ammende e sanzioni criminali e proietti un’immagine pubblica positiva.
Oggi, l’approccio al problema con un programma di compliance basato sui rischi ed efficace sotto il profilo dei costi prevale in generale su un atteggiamento reattivo “di attesa”.
Quali settori si devono preoccupare?
I seguenti settori sono particolarmente esposti ai controlli sulle esportazioni e dovrebbero generalmente adottare provvedimenti in tal senso nell’ambito del normale corso della propria attività:
industria aerospaziale, difesa, industria automobilistica, meccanica, elettronica, telecomunicazioni, software, settore energetico, industria metallurgica, chimica e scienze della vita, start-up tecnologiche, trasporti e servizi finanziari, istituzioni accademiche.
Di quali aspetti devono tenere conto le società?
Stando alla nostra esperienza, per avere il polso della situazione e garantire una governance adeguata a livello di controlli sulle esportazioni e regolamenti in materia di embargo e sanzioni economiche, le società dovrebbero tenere conto degli aspetti seguenti:
- Quali sono i rischi specifici alla società e al settore (valutazione dei rischi)?
- Le misure organizzative implementate e le linee di gestione della comunicazione sono sufficienti (comportamento assunto dai vertici)?
- Sono state adottate politiche e procedure appropriate al fine di attenuare i rischi?
- Lo staff viene formato correttamente?
- L’evoluzione del panorama di rischio è oggetto di un monitoraggio continuo?
- Come si agisce per essere sempre e perfettamente aggiornati sulle sanzioni?
- L’audit interno ha rivisto l’organizzazione in termini di conformità ai controlli sulle esportazioni e ai regolamenti in materia di embargo e sanzioni?
- È stata adottata una procedura per individuare i prodotti soggetti a restrizioni?
- Come vengono monitorati i processi di esportazione e come si garantisce la disponibilità tempestiva delle licenze di esportazione appropriate?
- Quali salvaguardie sono state adottate per rispettare i regolamenti sulle sanzioni?
- Qual è il livello di automazione nei processi di compliance commerciale?
- Quali controlli vengono effettuati dallo staff sui dati principali correlati?
- In che modo il management garantisce che il sistema di governance generale sia dinamico e i cambiamenti vengano monitorati, analizzati e ripresi nella governance aziendale (ad es. politiche, procedure)?
Conclusione
Questo approccio metodico che parte dall’identificazione dei rischi per arrivare a strutturare un’organizzazione di compliance commerciale ben dimensionata con ruoli e responsabilità essenziali, una politica commerciale e processi definiti consente di fare già molto. Dal punto di vista dei controlli sulle esportazioni e delle sanzioni ciò significa determinare e seguire i prodotti soggetti a restrizioni, valutare le esportazioni verso le destinazioni interessate da sanzioni, effettuare controlli incrociati tra la base clienti e fornitori e le liste delle sanzioni nonché gestire le licenze di esportazione ogniqualvolta sia necessario.
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