Dans bien des domaines, la Pologne ne se distingue guère des autres pays de l'UE. Mais dans le monde de l’entreprise, il est important de connaître les nuances afin d'éviter les pièges.
Bien que membre l'Union européenne, la Pologne présente quelques particularités dans les relations d'affaires dont il faut absolument tenir compte.
La première partie du Business Guide donne des informations générales sur le pays et la population: conditions d’entrée, de séjour et de travail, jours fériés officiels, réseau de télécommunications, etc. La deuxième partie est une introduction à la culture d'entreprise polonaise avec ses règles et usages, avec des conseils de nos experts locaux.
Les relations personnelles
Les Polonais attachent beaucoup d'importance au facteur humain. Il convient donc de communiquer en face à face avec une certaine régularité. Les contacts informels peuvent être aussi importants que les accords formels. Lors de la première rencontre, on échange d'abord des politesses afin de mieux se connaître. Il faut néanmoins être prêt à répondre à des questions directes et à faire des propositions concrètes. En Pologne, il n'est pas dans les habitudes de planifier trop à l'avance, comme c'est souvent le cas en Suisse. Il est conseillé de confirmer juste avant la rencontre. Après des entretiens importants, il est recommandé de résumer par écrit les points essentiels.
Etant donné que l’oral domine dans la communication en Pologne, il est toujours préférable, même à l’écrit, de pouvoir se référer à une connaissance personnelle ou de téléphoner avant d'envoyer une lettre. Le style de communication des Polonais est souvent indirect et caractérisé par une grande marge d'interprétation. Ce mode de communication est lié à la volonté de ne pas offenser l’autre ou d'esquiver un refus direct. Lors d'une première rencontre, on évite la critique et la confrontation, ce qui ne doit pas, toutefois, conduire à une appréciation trop positive de la situation.
Quant à l'hospitalité polonaise, elle est proverbiale. Lors d'une invitation privée, il est indispensable de remettre des fleurs à l'hôtesse. Le baise-main est encore de mise et est considéré, surtout dans la vie privée et dans la vieille génération, comme l'expression d'une politesse et d'un respect particuliers, bien qu'il ait été largement remplacé par la poignée de main dans la vie professionnelle. Un autre phénomène polonais est l'absence de distinction claire entre la vie professionnelle et la vie privée. Ne vous étonnez donc pas si, à la deuxième ou troisième rencontre, votre hôte vous raconte l'histoire de sa famille!
Hiérarchie versus spontanéité
La plupart des entreprises polonaises sont hiérarchisée. Les premiers contacts devront être pris avec la direction de l’entreprise. Il faut ensuite créer des liens de confiance en soignant la relation par des visites et des entretiens réguliers. Dans les secteurs où la jeune génération est bien présente les rapports hiérarchiques sont plus souples: il est fort probable que l'on vous conseille rapidement de laisser tomber les formalités. Il convient néanmoins d'en tenir compte dans un premier temps.
L'improvisation, la flexibilité et la spontanéité donnent un sentiment de liberté et d'indépendance qui est très prisé en Pologne. Revers de la médaille, il y a risque que les délais ne soient pas respectés ou que les accords doivent être modifiés ultérieurement.
En tant qu'étranger en Pologne
Les étrangers qui font l'effort d'apprendre au moins quelques mots de polonais sont accueillis avec bienveillance.
Lorsque vous démarrez une activité en Pologne, il est conseillé, du moins dans la phase initiale, d'envoyer un collaborateur qui pourra superviser toutes les étapes. Toutefois, il ne faut en aucun cas renoncer à l'assistance de spécialistes polonais qui connaissent le marché. En cas de problèmes juridiques ou d'action en justice, il convient d'agir le plus rapidement possible en faisant appel à un juriste, à un conseiller fiscal ou un expert-comptable.
Culture locale versus usages internationaux
En règle générale, plus l'entreprise est grande et présente à l’international, plus les cadres sont jeunes et moins les usages locaux s’appliquent. Et n'oubliez pas que ces remarques ne s'appliquent pas forcément à votre partenaire commercial ou à votre interlocuteur. On trouvera des informations complémentaires sur ce pays fascinant et son marché dans notre Business Guide (en allemand).
